Przegląd kasy fiskalnej - co warto wiedzieć

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i używasz kasy fiskalnej jesteś zobligowany do spełnienia kilku obowiązków. Jednym z nich jest obowiązkowy przegląd techniczny kasy. Jak często powinien się odbywać i kto powinien go przeprowadzać? Jaka kara grozi za zaniechanie wykonania przeglądu kasy? Dowiedz się podczas lektury naszego artykułu.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i używasz kasy fiskalnej jesteś zobligowany do spełnienia kilku obowiązków. Jednym z nich jest obowiązkowy przegląd techniczny kasy. Jak często powinien się odbywać i kto powinien go przeprowadzać? Jaka kara grozi za zaniechanie wykonania przeglądu kasy? Dowiedz się podczas lektury naszego artykułu.

Podatnicy posiadający kasy fiskalne mają liczne obowiązki związane z ich używaniem. Jednym z takich obowiązków jest przegląd kasy fiskalnej. Niedopełnienie go może spowodować dotkliwe konsekwencje. Obowiązek stosowania kas fiskalnych w działalności gospodarczej nakłada na podatników ustawa o VAT. Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących firm oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przedsiębiorca korzystający z kas fiskalnych ma obowiązek terminowego zgłaszania ich do przeglądu technicznego.

W celu dokonania przeglądu technicznego podatnicy muszą zgłosić kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas. Zgodnie z § 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas za podmiot prowadzący serwis główny uważa się:

- producenta krajowego danego typu kasy prowadzącego jej serwis

- podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kasy prowadzący jej serwis

- podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek poddawać kasę fiskalną okresowemu przeglądowi technicznemu w obowiązujących terminach. Przeglądy te wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin ten nie dotyczy taksówkarzy, którzy objęci są odrębnymi przepisami. Warto pamiętać, iż wprowadzone na rynek od początku maja 2019 r. kasy fiskalne online, udostępniają Krajowej Administracji Skarbowej dane o dokonanych przeglądach w sposób automatyczny. Jeśli więc spóźnimy się z przeglądem, urząd skarbowy szybko się o tym dowie. Jednak informacje takie są udostępniane nie tylko przez kasy online’owe. Przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., nałożyły bowiem na serwisy fiskalne obowiązek składania comiesięcznych raportów z dokonanych przeglądów. Dotyczy to zarówno kas online’owych, jak i tradycyjnych kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Warto więc pamiętać o terminowym zgłaszaniu kasy do przeglądu, spóźnialscy nie unikną bowiem kary za swoje niedopatrzenie.

Gdzie dokonujemy przeglądu?

Przegląd w serwisie

Przegląd w naszym serwisie jest wykonywany praktycznie od ręki. Można na ten czas zostawić urządzenie i odebrać je w dogodnym czasie. Zaletą takiego rozwiązania jest całkowita niezależność od terminów oraz oszczędność pieniędzy, wynikająca z braku kosztów dojazdu serwisanta do miejsca instalacji urządzenia.

Przegląd może być wykonany w miejscu instalacji urządzenia

Przegląd techniczny w miejscu zainstalowania urządzenia, wymaga ustalenia dogodnego terminu. Dodatkowa opłata uwzględnia w tym wypadku czas i koszty dojazdu serwisanta.

Przebieg przeglądu technicznego

Prawo dokładnie reguluje przebieg przeglądu – serwisant musi wykonać szereg z góry ustalonych czynności, których pominięcie wpływa na jakość całego procesu.  Podczas przeglądu sprawdzany jest stan plomb, ich liczba, zgodność z zapisem w Książce Kasy, a także dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem. W celu zdiagnozowania stanu urządzenia, badana jest jego obudowa oraz identyfikowane są ewentualne uszkodzenia. Pod lupę brana jest również czytelność wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę, a także poprawność działania urządzenia w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych. Serwisant upewnia się również, że stan techniczny akumulatorów lub baterii zasilania kasy jest zadowalający oraz, że wyświetlacz dla klienta działa poprawnie. Weryfikowanie tego, czy kasa działa prawidłowo jest jednym z najważniejszych etapów przeglądu. Sprawdzany jest program pracy urządzenia i program do odczytu pamięci. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, porównywana jest zgodność ich wersji z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu. Równie ważne jest zbadanie ustawienia zegara kasy. Po dokonanym przeglądzie serwisant wpisuje do Książki Kasy wynik wszystkich podjętych przez siebie czynności i potwierdza to za pomocą pieczątki, oraz wpisując numery swoich uprawnień. Do Książki Kasy dołącza się również zalecenia pokontrolne, oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruk raportu z kasy potwierdzający dokonanie przeglądu. Warto wspomnieć, że w przypadku kas on-line serwisant zapisuje przegląd techniczny w pamięci fiskalnej. 

Przegląd co 1 czy 2 lata?

Ustawa przewiduje, że przegląd techniczny powinien odbywać się nie rzadziej, niż co 2 lata. Warto jednak rozważyć dokonywanie przeglądu co rok. Z pewnością wpłynie to korzystnie na żywotność urządzenia, pozwalając na szybsze wykrycie usterek i nieprawidłowości. Taka profilaktyka to także oszczędność – przegląd kasy nie kosztuje wiele, a może uchronić nas przed kosztami ewentualnej naprawy lub wymiany całego urządzenia.